In een crisissituatie komt informatie razendsnel binnen. Mensen bellen, mailen, appen en ondertussen moet het crisisteam overzicht houden en besluiten nemen. Wat weten we zeker? Wat betekent dat? En wat spreken we nu eigenlijk af? Als er dan geen vaste manier van werken is, ontstaat al snel ruis: verschillende versies van het verhaal, versnippering van informatie en onduidelijkheid over besluiten en opvolging.

Deze opdracht ging over het versterken van informatiemanagement in crisisteams. Simpel gezegd: zorgen voor één gedeeld situatiebeeld en duidelijke afspraken maken die ook na het overleg nog terug te vinden zijn. We hebben dat in twee stappen aangepakt: eerst een praktische werkwijze neergezet en daarna via een training geoefend en aangescherpt, zodat het ook echt werkt als de druk hoog is. In dit artikel vertelt collega David er meer over.

De vraag achter de vraag: hoe houden we samen grip?

Na (onder andere) de OZON-oefening werd bij Hogeschool Saxion duidelijk dat informatiemanagement in de crisisorganisatie een volgende stap nodig had. Relevante informatie werd wel gedeeld, maar niet altijd eenduidig of consistent tussen de drie crisisteams. Ook ontbrak een ondersteunend digitaal systeem waarin informatie, besluiten en acties logisch samenkwamen. Tegelijkertijd waren er nieuwe crisisteamleden geworven die snel ingewerkt moesten worden. De vraag aan Scherp was dan ook praktisch en helder: help ons een gezamenlijke werkwijze ontwikkelen, ondersteun bij het (laten) bouwen/implementeren van een systeem en train de nieuwe mensen.

Zo maakten we informatiemanagement werkbaar voor Saxion

Samen met Richard heb ik deze opdracht bewust in twee delen aangepakt: eerst duidelijkheid scheppen op papier en daarna de handen uit de mouwen door te trainen.

• Een werkbare werkwijze voor crisisoverleggen
  We werkten een netcentrische werkwijze uit waarin staat wat er van wie verwacht wordt, vóór, tijdens en na het crisisoverleg. 
• Ondersteuning bij de digitale vertaling
  Parallel daaraan dachten we mee over de digitale ondersteuning van deze werkwijze. Samen met Saxion (en hun Microsoft-partner) verkenden we hoe informatie over impact, maatregelen en besluiten goed vastgelegd en gedeeld kan worden tussen teams. 
• Oefenen als validatie
  Toen werkwijze en systeem in concept gereed waren, volgde een praktische training met realistische scenario’s. Deze training was nadrukkelijk geen eindpunt, maar een validatie moment. Feedback uit de training gebruikten we om werkwijze en systeem verder aan te scherpen voordat ze definitief werden gemaakt.

De les: netcentrisch werken werkt pas als het behapbaar is

Wat dit traject in mijn ogen net even anders maakt dan anders is dat we de principes hebben vertaald naar concrete afspraken, templates en routines die Saxion in een echt crisisoverleg kan volhouden. De werkwijze sluit ook expliciet aan bij het referentiekader netcentrische crisisbeheersing van NIPV. Hierbij legden we nadrukkelijk de koppeling tussen informatie en besluitvorming. Wat is het situatiebeeld en wat is de stap daarna: wat betekent dit, welk besluit nemen we en wie volgt dat op? Door de training als validatie te gebruiken konden we de feedback terug in het ontwerp stoppen, zodat werkwijze en systeem daarna definitief gemaakt konden worden.

Waar het in een crisis echt om draait

Wat deze opdracht mij weer liet zien: in een crisis zit het probleem bijna nooit in kennis, maar in overzicht. Dat komt doordat informatie versnipperd binnenkomt en de druk om door te gaan hoog is. Een duidelijke werkwijze helpt dan enorm, maar pas echt als je hem samen oefent en durft aan te scherpen op wat er in de praktijk gebeurt.

Voor Scherp is dit precies waar we sterk in zijn: we brengen structuur zonder het ingewikkeld te maken. We vertalen een concept als netcentrisch werken naar iets dat een crisisteam concreet kan toepassen, met afspraken en hulpmiddelen die houvast geven. En we vinden het belangrijk dat het niet alleen “klopt”, maar ook echt werkt. Daarom hoort testen, feedback en verbeteren er wat ons betreft altijd bij. 

Ook hulp nodig bij het verder ontwikkelen van je crisisorganisatie? Of ben je benieuwd naar onze leer- en ontwikkelmethoden? Neem dan contact op met David of één van de andere collega’s van Scherp.