In een crisissituatie komt informatie razendsnel binnen. Mensen bellen, mailen, appen en ondertussen moet het crisisteam overzicht houden en besluiten nemen. Wat weten we zeker? Wat betekent dat? En wat spreken we nu eigenlijk af? Als er dan geen vaste manier van werken is, ontstaat al snel ruis: verschillende versies van het verhaal, versnippering van informatie en onduidelijkheid over besluiten en opvolging.

Hogeschool Saxion gaf Scherp in Veiligheid de opdracht om het informatiemanagement binnen de crisisorganisatie verder te versterken. Het doel: werken vanuit één gedeeld situatiebeeld, met duidelijke afspraken over informatie, besluiten en opvolging. De opdracht bestond uit twee onderdelen. Eerst ontwikkelden we een praktische werkwijze voor crisisoverleggen. Daarna is deze werkwijze getest en aangescherpt tijdens een training met realistische scenario’s. Adviseur Veiligheid David vertelt meer over de aanpak.

De vraag: hoe houden crisisteams samen overzicht?

Na onder andere de OZON-oefening werd bij Hogeschool Saxion duidelijk dat het informatiemanagement binnen de crisisorganisatie verder ontwikkeld kon worden. Relevante informatie werd gedeeld, maar nog niet altijd eenduidig of consistent tussen de drie crisisteams. Ook ontbrak een ondersteunend digitaal systeem waarin informatie, besluiten en acties logisch samenkwamen. Tegelijkertijd waren er nieuwe crisisteamleden geworven die snel ingewerkt moesten worden. 

Zo maakten we informatiemanagement werkbaar voor Saxion

Samen met Richard heb ik de opdracht in twee stappen uitgevoerd. Eerst hebben we de werkwijze uitgewerkt. Daarna hebben we die werkwijze geoefend, getest en aangescherpt.

• Een werkbare werkwijze voor crisisoverleggen
  We werkten een netcentrische werkwijze uit voor de crisisoverleggen. Daarin staat wat er van de betrokken rollen wordt verwacht vóór, tijdens en na het overleg.
• Ondersteuning bij de digitale vertaling
  Parallel daaraan dachten we mee over de digitale ondersteuning van deze werkwijze. Samen met Saxion en hun Microsoft-partner verkenden we hoe informatie over impact, maatregelen en besluiten goed vastgelegd en gedeeld kan worden tussen teams. 
• Oefenen als validatie
  Toen werkwijze en systeem in concept gereed waren, volgde een praktische training met realistische scenario’s. Deze training was geen eindpunt, maar een validatiemoment. De deelnemers oefenden met de nieuwe werkwijze en gaven feedback op wat in de praktijk goed werkte en wat nog scherper kon. Die feedback is gebruikt om de werkwijze en het systeem verder te verbeteren voordat ze definitief werden gemaakt.

De les: netcentrisch werken moet uitvoerbaar blijven

De kracht van dit traject zat in de vertaling van principes naar concrete afspraken, templates en routines. Netcentrisch werken werkt pas goed als een crisisteam het ook onder tijdsdruk kan toepassen. De werkwijze sluit aan bij het referentiekader netcentrische crisisbeheersing van het NIPV. Daarbij is bewust de koppeling gelegd tussen informatie en besluitvorming. Het gaat niet alleen om de vraag: wat weten we? Maar ook om: wat betekent dit, welk besluit nemen we en wie volgt dat op? Door de training als validatie te gebruiken, konden we de werkwijze toetsen aan de praktijk. Zo ontstond een aanpak die inhoudelijk klopt én praktisch uitvoerbaar is tijdens een crisisoverleg.

Ook aan de slag met je crisisorganisatie?

Wil je het informatiemanagement binnen je crisisorganisatie versterken? Of ben je benieuwd hoe training, oefening en validatie kunnen helpen om je werkwijze verder te ontwikkelen? Neem contact op met David of een van de andere collega’s van Scherp in Veiligheid.