Een grote brand. Giftige rook trekt richting een woonwijk. De hulpdiensten zijn onderweg en de eerste vragen dienen zich direct aan. Wat is er precies aan de hand? Wie loopt gevaar? En wat moet er gebeuren?
Bij de bestrijding van een incident, ramp of crisis moeten crisisfunctionarissen samenwerken en besluiten nemen. Maar hoe train je dat? Scherp in Veiligheid, Greenpill en zes veiligheidsregio’s ontwikkelen daarvoor VR CoPI: een nieuwe serious game in Virtual Reality om de samenwerking in het Commando Plaats Incident (CoPI) te versterken. De ontwikkeling is nog volop gaande. Samen bouwen en testen de partners een virtuele mobiele commando unit waarin crisisfunctionarissen straks kunnen oefenen met de BOB-methodiek en de zeven vaardigheden binnen Team Resource Management.
Vaker oefenen zonder iedereen op te trommelen
Bij de noodzaak tot coördinatie op de plaats incident komen vertegenwoordigers van onder meer brandweer, politie, geneeskundige zorg en de gemeente samen. Dat team noemen we het CoPI: het Commando Plaats Incident. Aan tafel moeten zij snel een gezamenlijk beeld vormen, knelpunten afwegen en besluiten nemen.
Om dat goed te kunnen, moet je oefenen. Dat gebeurt nu vooral tijdens fysieke oefendagen. Die blijven waardevol, maar vragen veel organisatie. VR CoPI maakt het mogelijk om individueel te oefenen. De deelnemer zet op kantoor de bril op, terwijl een trainer op afstand meekijkt. “Het is bedoeld om vaker te kunnen trainen”, zegt Jarco Pompstra, IT-innovatiespecialist bij Scherp in Veiligheid. “Je hoeft niet voor ieder extra oefenmoment een volledige groep bij elkaar te brengen.” Het moet bovendien mogelijk worden om vanuit verschillende CoPI-rollen te oefenen en zo te ervaren welke informatie, belangen en verantwoordelijkheden bij een andere discipline horen.
Zes veiligheidsregio's schrijven mee
VR CoPI krijgt twaalf verschillende oefenscenario’s, ontwikkeld met zes veiligheidsregio’s. Iedere regio levert twee scenario’s aan. Afhankelijk van het gekozen scenario krijgt de deelnemer bijvoorbeeld te maken met een incident rond een vliegveld, brand in een seniorenflat of stroomuitval bij een ziekenhuis. Allemaal realistische scenario’s die aansluiten bij de praktijk. Scherp in Veiligheid schrijft het script en laat het valideren door de veiligheidsregio’s. Crisisfunctionarissen uit de betreffende regio toetsen of de gebeurtenissen, gesprekken en de functiespecifieke taken aansluiten bij wat zij tijdens het optreden in een CoPI kunnen tegenkomen. Een waardevolle samenwerking.
De grootste stap is dat de personages écht luisteren. Ze verstaan wat je zegt en antwoorden met een eigen stem, vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheden. Geen script dat je kunt uitspelen, maar een gesprek dat elke oefening anders verloopt. Tegelijk legt het systeem alles vast (spraak, kijkgedrag, interacties) zodat trainer en deelnemer een vluchtig moment later precies kunnen terugzien. En dat draait allemaal op een losse VR-bril, zonder kabels of computer, terwijl de trainer op afstand live meekijkt.
Johan Schaap - Eigenaar Greenpill
En dan komt er een melding…
Zo moet een oefening er straks uitzien: de trainer bepaalt vooraf welk scenario wordt geoefend, welke rol de deelnemer vervult en wie er virtueel aan tafel zitten. Tijdens een briefing neemt de trainer de deelnemer mee wat er aan de hand is en welke relevante startinformatie hij tot zich krijgt. Eenmaal in de virtuele mobiele commando unit verschijnt op schermen, tablets en het whiteboard de informatie. Daarmee begint het overleg. Net als in een echt CoPI werkt de deelnemer volgens de BOB-methodiek. Eerst vormen de aanwezigen gezamenlijk een beeld van de situatie. Daarna wegen ze de knelpunten, potentiële ontwikkelingen en verschillende belangen af, voordat ze besluiten nemen. Tijdens de VR-training doorloopt de deelnemer twee overlegrondes.
De virtuele personages reageren op wat er wordt gezegd en blijven daarbij binnen hun eigen rol. Hun taken en verantwoordelijkheden zijn gebaseerd op de kwalificatiedossiers van het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV). Een politiefunctionaris redeneert bijvoorbeeld vanuit de taken en verantwoordelijkheden van de politie.
Voor zover Scherp in Veiligheid en de betrokken partners weten, is VR CoPI de eerste VR-toepassing in Nederland die wordt ontwikkeld om een volledige CoPI-oefening te koppelen aan Team Resource Management. Over ontwikkelingen in de toekomst zegt Pompstra het volgende: “In het huidige prototype is VR CoPI nog singleplayer. De volgende stap is multiplayer, zodat crisisfunctionarissen met meerdere brillen tegelijk samen in de virtuele mobiele commando unit kunnen oefenen.”
De bril gaat af en het leren begint
Voor vakbekwaamheid telt wat de deelnemer van de ervaring leert. In het beoogde eindproduct wordt de sessie opgenomen. Het analyse dashboard brengt onder meer het transcript, stemgebruik, kijkrichting, interacties van de deelnemer en de observaties van de waarnemer bij elkaar.
Op basis daarvan moet het systeem straks de zeven vaardigheden binnen Team Resource Management analyseren, zoals communicatie, leiderschap, situationeel bewustzijn en besluitvaardigheid. Zo kan een vluchtig moment opnieuw worden bekeken. Nam de deelnemer duidelijk positie in? Werd een knelpunt benoemd voordat het besluit viel?
De trainer houdt altijd het laatste woord. Als het systeem te weinig informatie heeft om een vaardigheid betrouwbaar te beoordelen, zal het dat aangeven. Wijkt een score af van wat de waarnemer zag, dan kan de waarnemer de beoordeling aanpassen en toelichten. Daarna bespreken trainer en deelnemer de rapportage en bepalen zij een persoonlijk leerdoel voor de volgende oefening.
Zo ontstaat een doorlopende leerlijn van oefenen, terugkijken en opnieuw proberen. TRM wordt iets waaraan crisisfunctionarissen gericht kunnen blijven werken. De fysieke CoPI-oefening blijft nodig om elkaar te leren kennen en vertrouwen op te bouwen. Volgens Pompstra vult VR de ruimte tussen die momenten: "Virtual reality kan een echt CoPI bij een GRIP-incident nooit vervangen. Het kan je er wel op voorbereiden, zodat je beter handelt wanneer je daadwerkelijk aan tafel zit."