De landelijke viering van Koningsdag in Dokkum, Keningsdei, was voor de gemeente Noardeast-Fryslân een bijzondere opgave. Met tienduizenden bezoekers, landelijke media-aandacht en veel betrokken partijen vroeg de voorbereiding om strakke regie. Scherp in Veiligheid voerde voor de gemeente een opdracht uit gericht op procesregie, juridische borging en veiligheidsvoorbereiding. Onze Adviseur Veiligheid Nancy van Randen was namens Scherp betrokken bij deze opdracht en blikt terug op haar ervaring.

De uitdaging van een nationaal evenement

Bij een evenement als Keningsdei gaat het niet om de vraag of het door kan gaan, maar vooral onder welke voorwaarden het veilig kan plaatsvinden met oog voor de omgeving. De samenwerking daarin leek in de basis op die bij andere grote evenementen. Het verschil zat vooral in de schaal, de landelijke zichtbaarheid en het grote aantal partijen aan tafel: de gemeente als organisator, de uitvoerende producent Vinke Vision, lokale evenementenorganisaties zoals de Admiraliteitsdagen en Stichting Stadsfeesten Dokkum, de programmaontwikkelaars, de horeca, leveranciers, hulpdiensten en gemeentelijke afdelingen. 

Al deze partijen keken vanuit hun eigen verantwoordelijkheid naar het evenement. Dat is logisch en ook nodig. De politie kijkt anders naar een plein dan een ondernemer. Een producent kijkt anders naar timing, uitstraling en televisiebeeld dan een vergunningverlener. En binnen een gemeente komen veiligheid, dienstverlening, communicatie, verkeer, juridische zaken en bestuur allemaal samen. Publieksstromen, noodscenario’s, bereikbaarheid en bestuurlijke verantwoordelijkheid vroegen om scherpe keuzes. Een veiligheidsplan is daarbij geen eindpunt. Inzichten veranderen, maatregelen worden concreter en nieuwe vragen ontstaan. Daarom vraagt zo’n evenement om regie op inhoud, proces en besluitvorming.

In zo’n speelveld ontstaan vanzelf verschillen van inzicht. Ook rond de vergunningverlening en de advisering daarop keken partijen soms anders naar risico’s, voorwaarden of uitvoerbaarheid. Binnen de opdracht bracht ik deze verschillen terug naar de kern: Wat is nodig om het evenement veilig te laten verlopen, met duidelijke afspraken voor de organisatie, hulpdiensten en gemeente? Door steeds terug te keren naar dat gezamenlijke doel ontstond opnieuw een gedeeld vertrekpunt.

Juridische borging

Een belangrijk onderdeel van de opdracht was de juridische borging rond de vergunningverlening. Een evenement van deze omvang is uitzonderlijk en vraagt om zorgvuldigheid. Dat maakt het extra belangrijk dat de vergunning juridisch goed in elkaar zit en aansluit bij wat in de uitvoering nodig is. Vanuit mijn ervaring met grote evenementen heb ik de vergunningverleners juridisch kunnen ondersteunen. Een vergunning moet houvast bieden als omstandigheden veranderen; als de drukte anders uitpakt dan verwacht of als er snel moet worden opgeschaald. Dan moet vooraf duidelijk zijn wie waarover gaat, welke afspraken gelden en welke maatregelen genomen kunnen worden. Dit staat niet in de vergunning, maar als je goed samenwerkt komt dit in de onderliggende planvorming. 

Voortgang en samenhang

Naast de inhoudelijke kant lag de nadruk op voortgang en samenhang. Adviezen moesten tijdig worden gevraagd en verwerkt. Plannen moesten op elkaar aansluiten. Besluiten moesten op tijd genomen kunnen worden. Bij Keningsdei grepen vergunningverlening, veiligheidsplannen, verkeersmaatregelen, communicatie, publieksmanagement en operationele voorbereiding direct in elkaar. Als één onderdeel vertraagt, raakt dat de rest van het proces. Procesregie betekent daarom vooruitkijken: wat is nu nodig om straks goed te kunnen besluiten en uitvoeren?

Oog voor Dokkum

Een groot evenement speelt zich niet alleen af binnen het evenementengebied. Afsluitingen, publieksvakken, bereikbaarheid, veiligheidszones en logistieke keuzes hebben direct effect op de stad en op de mensen die er wonen, werken en ondernemen. Daarom was lokale impact een belangrijk aandachtspunt binnen de opdracht.

Hier zit het spanningsveld omdat iedereen vanuit een ander perspectief naar dezelfde werkelijkheid kijkt. De kunst is om die perspectieven serieus te nemen. Dat vraagt om een goed luisterend oor, en verwachtingsmanagement door bijvoorbeeld tijdig uit te leggen waarom keuze gemaakt worden.

Van voorbereiding naar uitvoering

Tijdens Keningsdei werd onze opdracht uitgebreid met advisering in de operationele fase. Daardoor konden afspraken uit de voorbereiding direct worden getoetst aan de praktijk. Op vrijdagavond lag de procesregie tijdens het overleg van het veiligheidsteam tijdelijk bij ons. Ook gedurende het weekend vervulden we hierin een rol. Die combinatie van werken helpt om realistisch te blijven in wat je vooraf bedenkt. Een veiligheidsplan moet volledig en bruikbaar zijn voor de mensen die ermee moeten werken.

Wat Keningsdei laat zien

Keningsdei laat zien hoe belangrijk procesregie is bij grote evenementen. Zeker wanneer de zichtbaarheid groot is, veel partijen betrokken zijn en de impact op de omgeving stevig wordt gevoeld. Keningsdei was daarmee niet alleen een bijzonder evenement voor Dokkum, maar ook een mooi voorbeeld van van wat zorgvuldige samenwerking kan opleveren, waar altijd weer voldoende leerpunten in zitten. Een evenement mogelijk maken, met oog voor veiligheid, bestuur, uitvoering en de stad zelf.